Pourquoi utiliser une adresse mail professionnelle?

Lorsque vous avez une entreprise, vous devez absolument avoir une adresse email pour communiquer avec vos clients.
Dans cet article, je vous explique pourquoi vous devez utiliser une adresse mail professionnelle et comment la créer et l’utiliser.

Qu’est-ce qu’une adresse professionnelle?

Une adresse email professionnelle est une adresse rattachée à un nom de domaine qui vous appartient.

Il y a deux autres types d’adresses:

• les adresses email liées à un fournisseur d’accès internet, qui se terminent par @sfr.fr ou @orange.fr, @wanadoo.fr, etc…
• les adresses mails gratuites, qui se terminent par @gmail.com, @hotmail.fr, etc…

Votre adresse pro sera du type contact@monentreprise.fr ou paul.martin@monentreprise.fr

C’est ce type d’adresse mail que vous devriez utiliser pour communiquer avec vos clients et prospects. Je vous explique pourquoi.

Les avantages de l’adresse pro

Crédibilité

Le premier intérêt, et pas des moindres, c’est que ça fait plus sérieux!

Visibilité

Une adresse email professionnelle permet de faire la promotion de de votre marque ou de votre entreprise, puisque celle-ci fait partie de cette adresse mail.
De plus, si vous avez un site internet sur le nom de domaine que vous utilisez, vos contacts pourront très simplement aller le consulter: le contact qui reçoit un mail de paul.martin@monentreprise.fr peut tout naturellement aller consulter le site monentreprise.fr et y découvrir vos produits et services.

Flexibilité

Vous pouvez très simplement créer plusieurs adresses mails liées au même nom de domaine.

Vous pouvez par exemple avoir une adresse assez générique comme contact@monentreprise.fr, mais aussi créer d’autres adresses, soit avec le nom de la personne nom@monentreprise.fr, soit liées à un service comme service-client@monentreprise.fr

Quand de nouveaux collaborateurs rejoignent votre entreprise, vous pouvez leur créer leur propre adresse email professionnelle.

Pérennité

Une adresse mail liée à un nom de domaine peut être gardée aussi longtemps que vous gardez le nom de domaine, même si vous changez d’hébergeur.

Ne jamais utiliser une adresse liée à votre fournisseur d’accès (ex: monnom@orange.fr), car le jour où vous changez de fournisseur d’accès, eh bien… cette adresse, que vous utilisez depuis 3 ans, et que vous avez donnée à tous vos contacts, ne sera plus valable.
Ce conseil est d’ailleurs valable également pour une adresse perso.

Simplicité

Vous pourrez créer une (ou des) adresses simples (ex: contact@monentreprise.fr ou prenom@monentreprise.fr), alors qu’avec une adresse mail gratuite type gmail, vous risquez d’être obligé de mettre quelquechose comme monnom472@gmail.com ou contact-nomdelentreprise@gmail.com, ce qui est plus compliqué à retenir pour vos clients

Et reconnaissez que paul.martin@monentreprise.fr sonne mieux que paul.martin1892@hotmail.com 😉

 

Sécurité

Vos messages ont moins de risques de finir dans les spams (courrier indésirables) lorsque vous utilisez une adresse email professionnelle que lorsque vous utilisez une adresse email grand public, car celles-ci sont souvent utilisées par les spammeurs

Comment créer une adresse professionnelle?

Acheter un nom de domaine

Mais je n’ai pas de site…
Pas de souci, chez la plupart des hébergeurs, vous pouvez acheter un nom de domaine seul, sans être obligé de prendre un hébergement. Par exemple:

• ovh  fournit 1 adresse mail et 5G de stockage
• phpnet.org fournit 5 adresses mail avec stockage 1G chacune.

Et qui sait, peut-être que l’envie d’avoir un site, ou au moins une page de présentation, vous tentera une fois que vous aurez votre nom de domaine?

Pourquoi ne pas créer simplement une redirection?

Au lieu de se créer une adresse mail complète, on peut effectivement créer une redirection: on indique que contact@monentreprise.fr renverra tous les mails à monentreprise@gmail.com.
Ainsi vos clients peuvent vous écrire à contact@monentreprise.fr avec tous les avantages cités plus haut.

Le problème, c’est quand vous voudrez répondre à votre interlocuteur: celui recevra un mail en provenance de monentreprise@gmail.com, et s’il répond, il répondra cette fois-ci à monentreprise@gmail.com…

Donc on en revient au même problème…

Comment faire pour créer un email?

La procédure exacte dépend votre fournisseur de nom de domaine, mais c’est assez simple.
On vous demandera d’abord quelle adresse vous souhaitez créer.
Puis vous devrez choisir un mot de passe:

• choisissez un mot de passe que vous pourrez retenir facilement,
• mais pas trop simple non plus pour ne pas risquer de vous faire pirater votre boîte mail
• stockez-le en lieu sûr

Voici ci-dessous comment ça se passe chez ovh:

 

Comment paramétrer son adresse mail professionnelle?

Maintenant que vous avez créé votre adresse mail chez votre fournisseur de nom de domaine, je vais vous expliquer comment l’utiliser pour consulter vos mails et en envoyer.

Avec un logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie est un logiciel que vous installez sur votre ordinateur, et que vous paramétrez pour qu’il aille récupérer les mails sur le serveur de votre fournisseur de nom de domaine.
Exemples: Outlook, Thunderbird, Windows mail…

Personnellement je ne les utilise plus, car ils ont plusieurs inconvénients:
– ils ne sont pas consultables à distance, vous ne pouvez consulter vos mails que si vous avez votre ordinateur sur lequel vous avez paramétré votre compte mail.
– si vous changez d’ordinateur, il faut récupérer tous vos mails et les transférer sur le nouvel ordinateur (après avoir installé le logiciel de messagerie).

Si vous souhaitez tout de même les utiliser, voici les liens vers des guides pour paramétrer votre adresse mail:

– chez ovh: voir cette page

– chez phpnet: voir cette page

Avec le webmail du fournisseur de domaine

C’est le plus rapide et facile à utiliser, il ne demande aucun paramétrage.

La plupart des fournisseurs de nom de domaine offrent ce service. Il suffit de connaître l’adresse du webmail de votre fournisseur, d’indiquer son adresse mail et son mot de passe, et vous avez accès à l’interface.

Chez ovh, c’est ici: https://mail.ovh.net/

Chez phpnet.org: https://webmail.phpnet.org/

Avantages:

• vous pouvez consulter vos mails de partout
• l’interface est souvent assez simple à prendre en main

Paramétrage dans Gmail

Quand je propose à un client de lui créer une adresse mail liée à son nom de domaine, il me répond parfois « Oui, mais moi, je suis habitué à Gmail, alors je préfère utiliser une adresse gmail. »
C’est vrai que quand on est habitué à une interface et qu’on s’y retrouve facilement, on n’a pas forcément envie de changer.
Eh bien, bonne nouvelle, vous allez pouvoir utiliser votre adresse pro dans gmail sans que vos clients n’en sachent rien 😉
Il suffit de paramétrer gmail pour qu’il tienne compte de votre adresse mail.
Pour savoir comment faire pas à pas, allez lire cet article Comment configurer une adresse pro dans Gmail?

Créez-vous une signature automatique en bas de vos emails

Qu’est-ce que c’est?

C’est un petit bloc de textes (+ image + liens éventuellement) qui s’affichera automatiquement en bas de vos messages.

Avantages:

La signature automatique permet de donner à votre interlocuteur toutes les informations dont il pourrait avoir besoin:

• votre nom et votre fonction
• votre numéro de téléphone
• l’adresse de votre site
• éventuellement les liens vers les réseaux sociaux
• vous pouvez également mettre votre photo ou le logo de votre entreprise

Comment faire pour créer sa signature de mail?

Cela dépend du système que vous utilisez pour envoyer vos mails.

– sur gmail, vous trouverez cela dans Paramètres > Général > Signature:

– sur le webmail Rainloop (utilisé chez ovh et phpnet), allez dans Paramètres > Identité > cliquez sur le compte que vous souhaitez modifier:

Conclusion:

Dans cet article, je vous ai expliqué pourquoi il est important d’utiliser une adresse mail professionnelle quand on communique pour son entreprise, et comment la créer, la paramétrer et l’utiliser.

Si vous avez des remarques ou des questions, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires ci-dessous, j’y répondrai avec plaisir.